HOAI-Abrechnung 
automatisieren. 
Liquidität sichern. 
Rentabilität 
schützen.

Die Kosten einer ERP-Einführung hängen von der Unternehmensgröße, dem Projektumfang und dem gewünschten Unterstützungsgrad ab. Bei SONAPRO starten die Einführungspakete bereits ab 3.200 € zur Verfügung.

Weitere Preispakete finden Sie unter: https://sonapro.de/preise/.

Die dort genannten Einführungspakete decken die Dienstleistungen, wie Analyse, Einrichtung, Datenübernahme, Workshops, Schulungen und Projektbegleitung während der Implementierung ab.
Zusätzlich fallen Lizenzgebühren für Microsoft Dynamics 365 Business Central sowie gegebenenfalls für SONAPRO-Erweiterungen und weitere Zusatzmodule an. Die tatsächlichen Lizenzkosten richten sich nach der Anzahl der Benutzer und den benötigten Funktionen.

Den konkreten Lizenzbedarf ermitteln wir gemeinsam mit Ihnen in der Pre-Sales Phase in kostenlosen Erstgespräch von ca. 15 bis 30 Minuten. Dabei klären wir, wie viele Benutzer mit dem System arbeiten werden und welche Funktionen oder Zusatzmodule benötigt werden. So erhalten Sie frühzeitig eine realistische Einschätzung der gesamten Investition.

Sie können dafür direkt einen Beratungstermin buchen oder uns einfach eine Nachricht an vertrieb@sonapro.de senden. Anschließend erhalten Sie eine transparente Aufstellung aus Einführungsleistungen und Lizenzkosten, damit Sie von Anfang an mit einer verlässlichen Kalkulation planen können.

Gut zu wissen: Alle Einführungspakete starten mit einer 30-tägigen Testlizenz, damit Sie die Lösung vor Ihrer Investitionsentscheidung unverbindlich kennenlernen können.

Die Implementierung eines ERP-Systems erfolgt in mehreren klar definierten Phasen, damit die Einführung planbar, risikoarm und mit möglichst geringer Beeinträchtigung des laufenden Betriebs umgesetzt werden kann.

Zu Beginn steht ein unverbindliches Erstgespräch, in dem wir Ihre Anforderungen, Ziele und Rahmenbedingungen besprechen. Anschließend folgt eine GAP/FIT-Analyse. Dabei gleichen wir Ihre bestehenden Prozesse mit den Standardfunktionen von Microsoft Dynamics 365 Business Central und den SONAPRO-Erweiterungen ab. Eventuelle Funktionslücken und Anpassungsbedarfe werden dokumentiert und bilden die Grundlage für die weitere Projektplanung.

Im nächsten Schritt erfolgen die Implementierung und das Customizing des ERP-Systems. Dabei werden Business Central, branchenspezifische Add-ons, Schnittstellen, Rollen, Berechtigungen und Freigabeprozesse eingerichtet. Die Umsetzung erfolgt iterativ und eng abgestimmt mit Ihren Key Usern, sodass frühzeitig mit einem funktionsfähigen System gearbeitet werden kann.

Anschließend werden relevante Stamm- und Bewegungsdaten aus bestehenden Systemen übernommen. Parallel dazu schulen wir Key User und Mitarbeitende, damit alle Beteiligten optimal auf den Systemstart vorbereitet sind.

Nach dem Go-Live begleiten wir Sie intensiv bei der Inbetriebnahme und sorgen für einen reibungslosen Übergang in den Produktivbetrieb. Im Anschluss können Prozesse, Auswertungen und Automatisierungen kontinuierlich weiterentwickelt werden, beispielsweise mit Microsoft Power BI oder Power Automate.

Vor Projektstart bieten wir eine Live-Demo und auf Wunsch eine Testphase an. Die tatsächliche Dauer der ERP-Einführung hängt von Ihren Anforderungen, der Anzahl der Nutzer, bestehenden Systemen und dem gewünschten Funktionsumfang ab. Durch das schrittweise Vorgehen entstehen jedoch schnelle Ergebnisse, kurze Einarbeitungszeiten und ein schneller Return on Investment.

Typischer Ablauf einer ERP-Implementierung:

1. Erstgespräch, Beratung und Anforderungsaufnahme
2. GAP/FIT-Analyse und Projektplanung
3. Implementierung und Customizing von Business Central und Add-ons
4. Datenmigration und Schnittstellenanbindung
5. Schulung der Key User und Teams
6. Go-Live mit persönlicher Betreuung
7. Optimierung, Automatisierung und Reporting-Ausbau

So stellen wir sicher, dass Ihr neues ERP-System optimal zu Ihren Geschäftsprozessen passt und langfristig einen messbaren Mehrwert für Ihr Unternehmen schafft.

Die Dauer einer ERP-Implementierung hängt von mehreren Faktoren ab, darunter die Unternehmensgröße, die Komplexität Ihrer Geschäftsprozesse, die Anzahl der Nutzer sowie der gewünschte Funktionsumfang. Kleinere ERP-Projekte können oft innerhalb weniger Wochen umgesetzt werden, während umfangreichere Einführungen entsprechend mehr Zeit in Anspruch nehmen.

Die Einführung erfolgt dabei strukturiert und transparent in mehreren Phasen:

1. Erstgespräch und Präsentation: Analyse Ihrer Anforderungen, Prozesse und Ziele sowie Vorstellung passender Lösungen.
2. GAP-/FIT-Analyse: Abgleich Ihrer Anforderungen mit den Standardfunktionen von Microsoft Dynamics 365 Business Central und den SONAPRO-Erweiterungen.
3. Implementierung und Customizing: Einrichtung des Systems, Umsetzung definierter Anpassungen und Anbindung relevanter Schnittstellen.
4. Datenmigration und Schulung: Übernahme wichtiger Unternehmensdaten sowie Schulung von Key Usern und Mitarbeitenden.
5. Go-Live und Betreuung: Produktivstart mit enger Begleitung durch unsere ERP-Experten.

Dank des modularen Aufbaus von Microsoft Dynamics 365 Business Central und des strukturierten Projektvorgehens bleibt die Einführung jederzeit transparent, planbar und kalkulierbar.

Wenn Sie wissen möchten, wie lange die ERP-Einführung in Ihrem konkreten Unternehmen dauern würde, beraten wir Sie gerne in einem unverbindlichen Erstgespräch.

Microsoft Dynamics 365 Business Central bietet eine stabile, skalierbare und kontinuierlich weiterentwickelte ERP-Plattform. Sie ermöglicht eine hohe Integration, moderne Cloud-Technologie und langfristige Zukunftssicherheit. Gleichzeitig profitieren Unternehmen von regelmäßigen Updates und einer starken internationalen Basis.

Marktführer für KMU ERP-Systeme weltweit

Business Central ist das führende ERP-System für KMU weltweit. Millionen Anwender vertrauen auf diese Plattform – nicht ohne Grund.

• Enterprise-Technologie zu KMU-Preisen
• Sie erhalten eine ERP-Lösung auf Enterprise-Niveau (wie SAP), aber zu Preisen, die für KMU bezahlbar sind. Microsoft subventioniert die Plattform, weil sie Teil des Microsoft-365-Ökosystems ist.
• Nahtlose Microsoft-Integration

Business Central integriert sich perfekt in die Microsoft-Welt:

• Outlook (E-Mails direkt aus dem System)
• Excel (Daten exportieren/importieren)
• Teams (Kommunikation über Projekte)
• Power BI (erweiterte Dashboards)
• SharePoint (Dokumentenmanagement)
• Copilot (KI-Agent)
• Regelmäßige Updates ohne Zusatzkosten
• Microsoft investiert in die Weiterentwicklung. Sie profitieren von:
• Regelmäßigen Feature-Updates
• Sicherheits-Patches
• Neuen Funktionen (z.B. KI-Integration)
• Alles ohne Mehrkosten
• Weltweiter Support

Als Microsoft-Partner erhalten wir direkten Support vom Hersteller. Bei Problemen stehen wir Ihnen zur Seite, mit Microsoft im Rücken.

Die Datenmigration ist ein zentraler Bestandteil jeder ERP-Einführung und sorgt dafür, dass wichtige Unternehmensdaten sicher und strukturiert in das neue System übernommen werden. Ob Sie aktuell mit Excel, DATEV, einer Branchensoftware oder einem bestehenden ERP-System arbeiten: Wir unterstützen Sie bei der Migration Ihrer Daten nach Microsoft Dynamics 365 Business Central und den SONAPRO-Lösungen.

Dabei werden zunächst die wichtigsten Stammdaten übernommen, beispielsweise:

• Kunden- und Interessentendaten
• Lieferantenstammdaten
• Artikel, Leistungen und Preislisten
• Projekte und Projektstrukturen
• Mitarbeiterdaten unter Berücksichtigung der Datenschutzvorgaben

Je nach Anforderungen werden anschließend relevante Bewegungs- und Unternehmensdaten migriert, darunter:

• Laufende Projekte
• Offene Aufträge
• Debitoren- und Kreditorenposten
• Budgets, Zeiten und Rechnungen
• Ausgewählte Finanz- und Buchhaltungsdaten

Der Migrationsprozess erfolgt in mehreren strukturierten Schritten:

• Bestandsaufnahme der vorhandenen Daten und Systeme
• Datenbereinigung zur Entfernung von Dubletten und fehlerhaften Datensätzen
• Mapping der Altdaten auf die Strukturen des neuen ERP-Systems
• Testmigration in eine sichere Testumgebung (Sandbox)
• Prüfung und Optimierung der Daten und Geschäftsprozesse
• Produktivmigration und Go-Live mit persönlicher Begleitung

Für die technische Umsetzung nutzen wir die Standardwerkzeuge von Business Central sowie speziell entwickelte Erweiterungen für den Datentransfer. Parallel werden Rollen, Berechtigungen, Workflows und Schnittstellen eingerichtet, damit alle Geschäftsprozesse nahtlos weiterlaufen.

Durch das schrittweise Vorgehen bleibt Ihr Tagesgeschäft während der ERP-Einführung weitgehend unbeeinträchtigt. Umfangreiche Tests stellen sicher, dass Daten, Auswertungen und Kernprozesse vor dem Go-Live zuverlässig funktionieren.

Sie können SONAPRO und Microsoft Dynamics 365 Business Central unverbindlich kennenlernen, bevor Sie sich für eine Einführung entscheiden.

Über unsere Website können Sie jederzeit eine persönliche Live-Demo mit unseren ERP- und Projektmanagement-Experten anfordern. Dabei zeigen wir Ihnen anhand praxisnaher Beispiele, wie Business Central und die SONAPRO-Lösungen Ihre Geschäftsprozesse optimieren können und welche Funktionen für Ihr Unternehmen besonders relevant sind.

Wenn Sie die Software selbst ausprobieren möchten, steht Ihnen außerdem eine kostenlose 30-Tage-Testversion zur Verfügung. Falls Sie Business Central noch nicht nutzen, unterstützen wir Sie bei der Einrichtung einer Testumgebung. Arbeiten Sie bereits mit Business Central, können Sie die Testversion direkt in Ihrer bestehenden Umgebung testen.

So können Sie Funktionen, Abläufe und branchenspezifische Erweiterungen risikofrei kennenlernen und prüfen, wie die Lösung zu Ihren Anforderungen passt.

Ihre Möglichkeiten auf einen Blick:

• Persönliche Live-Demo mit ERP-Experten
• Individuelle Präsentation anhand Ihrer Anforderungen
• Kostenlose 30-Tage-Testversion
• Unterstützung bei Einrichtung und Erstkonfiguration
• Test in einer neuen oder bestehenden Business-Central-Umgebung
• Unverbindliche Beratung ohne Kaufverpflichtung

Gerne unterstützen wir Sie dabei, die passende Testumgebung einzurichten und die für Ihr Unternehmen relevanten Funktionen kennenzulernen.

Bei SONAPRO haben Sie die Wahl, wie Sie Ihr ERP-System für Mittelstand betreiben möchten. Beide Varianten haben ihre Vor- und Nachteile.

Cloud-ERP:

Vorteile:

• Kein eigenes Rechenzentrum nötig
• Weltweiter Zugriff von jedem Gerät
• Automatische Updates & Backups
• Niedrige Einstiegskosten (monatliche Miete statt Einmalinvestition)
• Schnelle Implementierung (oft in wenigen Wochen)
• Skalierbar bei Wachstum

Nachteile:

• Abhängigkeit von Internetverbindung
• Monatliche Kosten laufen dauerhaft
• Weniger Individualisierungsmöglichkeiten

Ideal für:

• Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung
• Teams, die remote oder von mehreren Standorten arbeiten
• KMU, die schnell starten möchten
• Firmen mit begrenztem Budget für Einmalinvestitionen

On-Premise-ERP:

Vorteile:

• Daten bleiben auf eigenen Servern (volle Kontrolle)
• Unabhängig von Internetverbindung
• Maximale Individualisierung möglich
• Einmalige Lizenzkosten (keine monatlichen Zahlungen)
• Höchste Sicherheit bei sensiblen Daten

Nachteile:

• Eigenes Rechenzentrum oder Server-Raum nötig
• IT-Abteilung für Wartung erforderlich
• Updates müssen manuell eingespielt werden
• Höhere Einstiegskosten
• Längere Implementierungszeit

Ideal für:

• Unternehmen mit eigener IT-Abteilung
• Firmen mit hohen Sicherheitsanforderungen
• Betriebe, die langfristig planen
• Unternehmen mit stabilen Prozessen (wenig Wachstum)

Hybrid-Modell:

Sie können auch eine Kombination wählen:

• Kritische Daten On-Premise (z.B. Finanzen)
• Weniger sensible Bereiche in der Cloud (z.B. Zeiterfassung)

Unsere Empfehlung:

Für die meisten KMU ist Cloud-ERP die richtige Wahl. Die Vorteile (Flexibilität, automatische Updates, geringere IT-Kosten) überwiegen in den meisten Fällen. Wir beraten Sie gerne kostenlos, welche Variante für Ihr Unternehmen optimal ist.

Ja, SONAPRO bietet voll Cloud-basierte Lösungen auf Basis von Microsoft Dynamics 365 Business Central Online an. Die Nutzung in der Cloud ermöglicht Ihnen und Ihrem Team ortsunabhängigen, hochsicheren Zugriff auf Ihre Projekt- und Finanzdaten. Neben der flexiblen SaaS-Cloud-Variante unterstützen wir Sie bei Bedarf auch bei hybriden Modellen oder On-Premise-Szenarien, um den Anforderungen Ihrer IT-Infrastruktur gerecht zu werden.

Ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) ist eine zentrale Softwarelösung, die alle wichtigen Geschäftsbereiche eines Unternehmens miteinander verbindet. Dazu gehören beispielsweise Projekte, Finanzen, Einkauf, Lager, Ressourcen und Auswertungen. Ziel ist es, alle Daten an einem Ort zu bündeln und Prozesse durchgängig digital abzubilden.

Typische Funktionsbereiche eines ERP-Systems:

• Finanzbuchhaltung & Controlling
• Projektmanagement & Ressourcenplanung
• Zeiterfassung & Personalwesen
• Einkauf & Verkauf
• Lagerverwaltung & Logistik
• Kundenbeziehungsmanagement (CRM)

Ein ERP-System lohnt sich, wenn manuelle Prozesse das Wachstum bremsen und der Aufwand für die Verwaltung zu groß wird.
Ein modernes ERP-System für den Mittelstand wie SONAPRO basiert auf Microsoft Dynamics 365 Business Central und lässt sich modular an die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen.

Ein ERP-System sorgt durch eine einheitliche Datenbasis für mehr Transparenz über alle Unternehmensbereiche hinweg. Informationen sind nicht mehr verteilt, sondern jederzeit aktuell verfügbar. Dadurch lassen sich Projekte besser steuern, Ressourcen gezielter einsetzen und Kosten verlässlicher planen. Gleichzeitig sinkt der manuelle Aufwand durch automatisierte Prozesse und weniger doppelte Dateneingaben.

Die Einführung einer ERP-Software für Mittelstand bringt zahlreiche messbare Vorteile:

• Effizienzsteigerung
• Automatisierte Workflows reduzieren manuelle Aufgaben
• Keine Doppelerfassung von Daten mehr
• Schnellere Prozesse durch zentrale Datenverwaltung
• Zeitersparnis bei Berichtswesen und Controlling
• Kostensenkung
• Reduzierung von Fehlern durch manuelle Dateneingabe
• Optimierte Ressourcenplanung verhindert Über- und Unterauslastung
• Bessere Liquiditätssteuerung durch Echtzeit-Finanzübersicht
• Vermeidung von Insellösungen und deren Wartungskosten
• Transparenz & Kontrolle
• Jederzeit aktueller Überblick über alle Geschäftsbereiche
• Echtzeit-Reporting für fundierte Entscheidungen
• Projektcontrolling mit Soll-Ist-Vergleich
• Ressourcenauslastung auf einen Blick
• Skalierbarkeit
• Das System wächst mit Ihrem Unternehmen
• Modularer Aufbau ermöglicht flexible Erweiterung
• Neue Mitarbeiter und Standorte einfach integrierbar
• Wettbewerbsvorteil
• Professionelles Auftreten gegenüber Kunden
• Schnellere Reaktionszeiten bei Anfragen
• Bessere Planbarkeit und Termintreue
• Höhere Kundenzufriedenheit

Excel ist flexibel, aber nicht für durchgängige Unternehmensprozesse konzipiert. Medienbrüche, manuelle Prüfungen und fehlende Datenkonsistenz verursachen Aufwand und Risiken. Ein integriertes ERP reduziert Abstimmungen, Fehlerquellen und doppelte Datenerfassung.

Bei der Auswahl eines ERP-Systems für mittelständische Unternehmen sollten nicht nur die Funktionen, sondern vor allem die langfristige Eignung für Ihre Geschäftsprozesse berücksichtigt werden.

Die wichtigsten Auswahlkriterien sind:

• Benutzerfreundlichkeit: Können Ihre Mitarbeitenden die Software intuitiv nutzen und schnell produktiv arbeiten?
• Funktionsumfang: Deckt das ERP-System die zentralen Bereiche wie Finanzbuchhaltung, Einkauf, Vertrieb, Lager, Projekte oder Controlling ab?
• Skalierbarkeit: Kann die Lösung mit Ihrem Unternehmen, zusätzlichen Standorten oder neuen Geschäftsbereichen wachsen?
• Integrationen: Lässt sich das ERP-System nahtlos mit Microsoft 365, CRM-Systemen, BI-Tools oder anderen Anwendungen verbinden?
• Flexibilität: Können Prozesse und Workflows an Ihre Anforderungen angepasst werden?
• Cloud-Fähigkeit: Unterstützt die Lösung moderne Cloud-Szenarien, automatische Updates und ortsunabhängiges Arbeiten?
• Branchenanforderungen: Gibt es Erweiterungen oder Branchenlösungen für Ihre spezifischen Prozesse?
• Gesamtkosten: Neben Lizenzkosten sollten auch Einführung, Schulungen, Support und spätere Erweiterungen berücksichtigt werden.

Tipp: Das beste ERP-System ist nicht das mit den meisten Funktionen, sondern das System, das Ihre Prozesse optimal unterstützt und zukünftiges Wachstum ermöglicht.

SONAPRO basiert auf Microsoft Dynamics 365 Business Central mit eigenen Add-ons (smartPROJECT, timePLUS, HOAI, GAEB) für projektorientierte Unternehmen von 50-500 Mitarbeitern und kombiniert damit eine weltweit etablierte ERP-Plattform mit branchenspezifischen Erweiterungen. So entsteht ein modulares ERP mit Branchentiefe statt generischem Standard. Projekte, Finanzen, Ressourcen, Einkauf/Verkauf und Dokumente laufen auf einer Plattform – mit vertrauten Microsoft-Oberflächen. HOAI- und GAEB-Funktionen sind nativ eingebunden, wodurch Architekten/Ingenieure und Bauunternehmen ohne Insellösungen arbeiten. Cloud-first mit optionalem On-Premise-Betrieb erlaubt eine Einführung nach Priorität und Tempo. Beratung, Implementierung, Migration, Schulung und Support kommen aus einer Hand.

smartPROJECT als Branchenlösung
Unser Modul smartPROJECT ist eine vollintegrierte Branchenlösung, die speziell für Architekten, Ingenieure und Systembauer entwickelt wurde. Funktionen wie HOAI-konforme Abrechnung, GAEB-Import und Leistungsphasen-Tracking finden Sie bei anderen Anbietern nicht in dieser Qualität.

Microsoft Dynamics 365 Business Central als Basis
Wir setzen auf die weltweit führende ERP-Plattform für KMU. Das bedeutet: Enterprise-Technologie zu KMU-Preisen, regelmäßige Updates ohne Zusatzkosten und nahtlose Integration in Microsoft 365 (Outlook, Excel, Teams, Power BI).

Über 25 Jahre Erfahrung im deutschen Mittelstand
Seit 1998 entwickeln wir ERP-Lösungen für deutsche KMU. Mit über 170 erfolgreich implementierten Systemen verfügen wir über umfassende Branchenkenntnisse. Wir kennen die Herausforderungen, die regulatorischen Anforderungen (DSGVO, GoBD) und die kaufmännischen Besonderheiten des deutschen Marktes.

Persönliche Betreuung statt Callcenter
Als mittelständisches Unternehmen aus Chemnitz betreuen wir unsere Kunden persönlich. Sie haben feste Ansprechpartner, keine anonymen Ticketsysteme. Wenn Sie ein Problem haben, reden Sie mit echten Menschen, die Ihr Unternehmen kennen.

Business Central richtet sich an Unternehmen, die ihre Prozesse digitalisieren möchten, ohne ihre Mitarbeitenden mit einer komplexen Softwarelandschaft zu überfordern.

Aus Anwendersicht bedeutet das:

• Die Oberfläche erinnert stark an bekannte Microsoft-Produkte.
• Outlook, Excel, Teams und andere Microsoft-Anwendungen sind direkt integriert.
• Die Bedienung fällt vielen Mitarbeitenden leichter, wodurch Schulungsaufwand und Einarbeitungszeit sinken.
• Prozesse lassen sich flexibel an das Unternehmen anpassen, statt umgekehrt.

Für Entscheider wichtig:

• Schnellere Einführung und höhere Akzeptanz bei den Mitarbeitenden.
• Gute Skalierbarkeit bei Unternehmenswachstum.
• Große Auswahl an Erweiterungen und Branchenlösungen.
• Klare Cloud-Strategie und regelmäßige automatische Updates.

SAP Business One ist eine etablierte ERP-Lösung, die vor allem Unternehmen anspricht, die bereits im SAP-Umfeld arbeiten oder sehr standardisierte Prozesse bevorzugen.

Aus Anwendersicht bedeutet das:

• Die Bedienung wird häufig als komplexer wahrgenommen.
• Mitarbeitende benötigen meist mehr Schulung und Einarbeitung.
• Anpassungen an individuelle Anforderungen sind oft aufwendiger.

Für Entscheider wichtig:

• Starke Integration in das SAP-Ökosystem.
• Geeignet für Unternehmen mit stabilen, wenig veränderlichen Prozessen.
• Anpassungen und Erweiterungen können mit höherem Aufwand verbunden sein.

Für die meisten mittelständischen Unternehmen, die eine moderne, cloudbasierte und benutzerfreundliche ERP-Lösung suchen und die bereits täglich mit Outlook, Excel, Teams und anderen Microsoft-Anwendungen arbeiten, ist Microsoft Dynamics 365 Business Central die zukunftssichere Wahl. Die enge Verzahnung mit der Microsoft-Welt, die flexible Anpassbarkeit und die hohe Benutzerfreundlichkeit sorgen dafür, dass nicht nur die Geschäftsführung, sondern auch die späteren Anwender vom System profitieren.

SONAPRO bietet ein modulares ERP-System für den Mittelstand.

Basis-Modul: Microsoft Dynamics 365 Business Central

Das Fundament Ihrer ERP-Lösung:

• Finanzbuchhaltung (DATEV-Schnittstelle)
• Einkauf & Verkauf
• Lagerverwaltung
• Grundlegendes Projektmanagement
• Customer-Relationship-Management (CRM)
• Erweiterungs-Modul: smartPROJECT

Die Branchenlösung für projektorientierte Unternehmen:

• HOAI-konforme Honorarberechnung
• GAEB-Import & -Export
• Leistungsphasen-Tracking (1-9)
• Erweiterte Ressourcenplanung
• Automatische Rechnungspläne
• Projekt-Controlling mit Echtzeit-Reports
• Erweiterungs-Modul: timePLUS

Mobile Zeiterfassung für alle Mitarbeiter:

• Projektbasierte Zeiterfassung
• Kommen & Gehen
• Urlaubsanträge & Krankmeldungen
• Mobile Nutzung
• Automatische Synchronisation mit ERP

Der modulare Aufbau bedeutet: Sie zahlen nur für das, was Sie wirklich nutzen. Starten Sie klein und erweitern Sie das System, wenn Ihr Unternehmen wächst.

Der entscheidende Unterschied:
Vollständige Integration in Ihre ERP-Landschaft. Keine Doppelerfassungen, keine Medienbrüche zwischen Zeiterfassung, Projektcontrolling und Rechnungsstellung. Ihre Finanzbuchhaltung ist automatisch auf dem aktuellen Stand. Excel-Vorlagen erfordern manuelle Übertragungen und sind fehleranfällig. Standalone-Tools für HOAI-Abrechnung sind nicht mit Ihrer Finanzbuchhaltung verbunden – Sie haben wieder Insellösungen.

SONAPRO wurde speziell für projektorientierte Unternehmen und mittelständische Betriebe entwickelt, die Projekte effizient planen, steuern, kalkulieren und abrechnen möchten. Besonders geeignet ist die ERP-Lösung für Branchen, in denen Projektmanagement, Ressourcenplanung, Controlling und kaufmännische Prozesse eng miteinander verzahnt sind.

Typische Einsatzbereiche sind:

• Architekturbüros
• Ingenieurbüros aller Fachrichtungen (z. B. TGA, Tragwerksplanung, Verkehr und Infrastruktur)
• Planungs- und Beratungsunternehmen
• Bauunternehmen und Generalunternehmer
• Anlagen- und Systembauer
• Maschinen- und Sondermaschinenbauer
• Projektorientierte Dienstleistungsunternehmen

Als Erweiterung für Microsoft Dynamics 365 Business Central verbindet SONAPRO Projektmanagement, Ressourcenplanung, Finanzbuchhaltung, Controlling, Einkauf, Verkauf und CRM in einer zentralen Plattform. Mit Modulen wie smartPROJECT, dem HOAI Add-on und dem GAEB Add-on lassen sich branchenspezifische Anforderungen von Architektur-, Ingenieur- und Bauunternehmen direkt im ERP-System abbilden.

Besonders profitieren Unternehmen, die:

• komplexe Projekte steuern,
• Ressourcen und Auslastungen planen,
• Projektkosten und Budgets überwachen,
• HOAI-konform abrechnen,
• mit GAEB-Leistungsverzeichnissen arbeiten,
• oder mehrere Insellösungen durch ein zentrales ERP-System ersetzen möchten.

Dank des modularen Aufbaus kann SONAPRO flexibel an individuelle Anforderungen angepasst und schrittweise erweitert werden. Weniger geeignet ist die Lösung für Unternehmen, deren Geschäftsmodell ausschließlich auf klassischen Handels- oder Einzelhandelsprozessen ohne Projektbezug basiert.

Kurz gesagt: SONAPRO ist die ideale ERP-Lösung für Architekten, Ingenieure, Bauunternehmen, Anlagenbauer, Maschinenbauer und andere projektorientierte KMU, die ihre Projekte und Unternehmensprozesse in einem durchgängigen System steuern möchten.

smartPROJECT ist die vollinterierte Branchenlösung von SONAPRO für projektorientierte Unternehmen und läuft als Erweiterung auf Microsoft Dynamics 365 Business Central. Die Lösung verbindet Projektmanagement, Ressourcenplanung, Controlling, Finanzprozesse und branchenspezifische Anforderungen in einem zentralen ERP-System.

Mit smartPROJECT planen, steuern und überwachen Unternehmen ihre Projekte ganzheitlich. Projektstruktur, Budgets, Leistungen, Termine, Ressourcen und Kosten werden transparent dargestellt und in Echtzeit ausgewertet. Dadurch behalten Projektverantwortliche jederzeit den Überblick über Projektfortschritt, Auslastung und Wirtschaftlichkeit.

Wichtige Funktionen von smartPROJECT

Projektmanagement & Controlling

• Ressourcenplanung mit grafischem Kalender
• Budget- und Kostencontrolling
• Soll-Ist-Vergleiche für Zeiten und Kosten
• Automatische Rechnungspläne nach Meilensteinen
• Echtzeit-Reports und Projektauswertungen
• Zentrale Steuerung von Projekten und Ressourcen

HOAI-konforme Abrechnung (mit HOAI Add-on)

• Automatische Honorarberechnung nach aktueller HOAI
• Honorartafeln für alle Leistungsbilder
• Leistungsphasen-Tracking (LPH 1-9)
• Teilrechnungen nach Projektfortschritt
• Rechtssichere Dokumentation und Nachvollziehbarkeit

GAEB-Schnittstelle (mit GAEB Add-on)

• Import und Export von GAEB-Leistungsverzeichnissen
• Unterstützung gängiger GAEB-Formate (z. B. X83 und X84)
• Automatische Übernahme in die Projektkalkulation
• Export kalkulierter Angebote im GAEB-Format
• Prüfung auf GAEB-Konformität

smartPROJECT wurde speziell für projektorientierte Unternehmen entwickelt, insbesondere für:

• Architekturbüros
• Ingenieurbüros aller Fachrichtungen (z. B. Tragwerksplanung, TGA, Verkehr und Infrastruktur)
• Planungs- und Beratungsunternehmen
• System- und Anlagenbauer
• Bauunternehmen
• Generalunternehmer

Da smartPROJECT vollständig in Microsoft Dynamics 365 Business Central integriert ist, profitieren Unternehmen zusätzlich von allen ERP-Funktionen wie Finanzbuchhaltung, Einkauf, Verkauf, CRM, Ressourcenmanagement und Reporting in einer einzigen Plattform.

So entsteht eine durchgängige Lösung für die Planung, Steuerung, Abrechnung und Auswertung von Projekten – ohne Insellösungen und doppelte Datenpflege.

Die HOAI-Kalkulation ermöglicht Architekten und Ingenieuren, Honorare nach der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) automatisch zu berechnen.

So läuft die Kalkulation ab:

• Projektdaten erfassen
• HOAI-Tabellen sind hinterlegt
• Automatische Berechnung
• Transparenz durch Systemdaten
• Rechnungsstellung verknüpft mit Business Central

Ihre Vorteile durch die Integration:

• Rechtssicherheit durch systematische Berechnung
• Zeitersparnis – keine Excel-Kalkulationen
• Transparenz durch aktuelle Daten
• HOAI-Kalkulation vollständig integriert

Die HOAI-Kalkulation ist ein Add-on und speziell für Planungsbüros entwickelt, die professionell arbeiten.

Schulungen und praxisnahe Workshops sind ein fester Bestandteil jeder ERP-Einführung mit SONAPRO. Ziel ist es, Anwender, Key User und Administratoren optimal auf die Arbeit mit Microsoft Dynamics 365 Business Central sowie den SONAPRO-Lösungen vorzubereiten und einen schnellen Einstieg in den produktiven Betrieb zu ermöglichen.

Je nach Rolle und Anforderung bieten wir unterschiedliche Schulungskonzepte an:

Schulungen für Anwender, Key User und Administratoren

Anwender-Schulungen

• Navigation und tägliche Arbeit im System
• Projektverwaltung und Projektcontrolling
• Zeiterfassung und Ressourcenplanung
• Angebotserstellung, Abrechnung und Reporting
• Best Practices für den Arbeitsalltag

Key User-Schulungen

• Vertiefte Prozesskenntnisse
• Auswertungen und Berichte
• Unterstützung bei Tests und Go-Live
• Ansprechpartnerfunktion im Unternehmen

Administrator-Schulungen

• Systemkonfiguration und Benutzerverwaltung
• Rollen- und Berechtigungskonzepte
• Stammdatenpflege
• Troubleshooting und Support-Grundlagen
• Schulungen für SONAPRO-Lösungen

Für unsere Branchen- und Erweiterungslösungen bieten wir zusätzlich modulbezogene Trainings an, beispielsweise für:

• smartPROJECT (Projektmanagement, HOAI, GAEB, Ressourcenplanung und Projektcontrolling)
• timePLUS (mobile Zeiterfassung, Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Genehmigungsprozesse)
• Flexible Schulungsformate

Die Schulungen können je nach Bedarf durchgeführt werden:

• Remote (Online)
• Vor Ort bei Ihnen (On-Site)
• Hybrid

Ergänzend stehen Schulungsunterlagen, Wissensdatenbanken, Video-Tutorials und persönlicher Support zur Verfügung.

Auch nach dem Go-Live begleiten wir Ihr Team bei Fragen, Optimierungen und neuen Anforderungen, damit Ihre Mitarbeitenden das volle Potenzial des ERP-Systems ausschöpfen können.

Hinweis: Die verfügbaren Schulungsleistungen richten sich nach dem gewählten Dienstleistungs- bzw. Einführungspaket. Gerne beraten wir Sie dazu im Rahmen eines persönlichen Gesprächs.

Mit SONAPRO erhalten Sie nicht nur eine leistungsfähige ERP-Lösung, sondern auch einen persönlichen und zuverlässigen Support. Statt eines anonymen Callcenters steht Ihnen ein fester Ansprechpartner zur Seite, der Ihr Unternehmen, Ihre Prozesse und Ihre Systemlandschaft kennt.

Persönlicher Support auf verschiedenen Kanälen

Je nach Anliegen erreichen Sie unser Support-Team über:

• Telefon für dringende Fragen und Störungen
• E-Mail für allgemeine Anfragen und Supportfälle
• Ticketsystem zur strukturierten Bearbeitung von Anliegen
• Chat-Support für schnelle Rückfragen
• Remote-Support und Fernwartung für direkte Unterstützung im System
• Vor-Ort-Unterstützung bei Bedarf
• Technischer und fachlicher Support

Wir unterstützen Sie unter anderem bei:

• Fehlerbehebung und Störungsbeseitigung
• Bedienungsfragen zu Microsoft Dynamics 365 Business Central
• Fragen zu smartPROJECT, timePLUS und weiteren SONAPRO-Lösungen
• Performance- und Prozessoptimierung
• Benutzerverwaltung und Berechtigungskonzepten
• Updates und neuen Funktionen

Für kritische Störungen gelten definierte Reaktionszeiten, damit wichtige Geschäftsprozesse schnell wieder verfügbar sind.

Wissensdatenbank und Selbsthilfe

Zusätzlich zum persönlichen Support stehen Ihnen umfangreiche Hilfsmittel zur Verfügung:

• Online-Dokumentationen
• FAQ-Bereiche
• Best-Practice-Anleitungen
• In die Software integrierte Tutorial-Videos
• Video-Tutorials und Schulungsunterlagen
• Betreuung auch nach dem Go-Live

Unser Support endet nicht mit der Einführung. Wir begleiten Sie auch im laufenden Betrieb mit:

• Regelmäßigen System-Checks
• Optimierungsvorschlägen
• Beratung zu neuen Funktionen und Erweiterungen
• Unterstützung bei Prozessanpassungen und Wachstum

So haben Sie jederzeit einen kompetenten Ansprechpartner an Ihrer Seite und stellen sicher, dass Ihr ERP-System langfristig effizient und zuverlässig arbeitet.

Microsoft Dynamics 365 Business Central bietet zahlreiche Standard- und API-Schnittstellen zur Anbindung von CRM-, E-Commerce- und Webshop-Systemen. Dadurch können beispielsweise Kunden-, Artikel-, Preis-, Lager- und Auftragsdaten automatisiert zwischen den Systemen ausgetauscht werden. Zu den häufig angebundenen Lösungen gehören CRM-Systeme wie Dynamics 365 Sales oder HubSpot sowie verschiedene E-Commerce- und Webshop-Plattformen.

Der Schwerpunkt von SONAPRO liegt jedoch auf projektorientierten Unternehmen wie Architektur-, Ingenieur- und Planungsbüros sowie technischen Dienstleistern. In diesen Branchen stehen vor allem die Integration von CRM-, Zeiterfassungs-, Dokumentenmanagement- und Controllingsystemen sowie die durchgängige Abbildung von Projektprozessen im Fokus.

Auch Unternehmen mit E-Commerce-Anforderungen können von Business Central und den SONAPRO-Lösungen profitieren, insbesondere wenn neben dem Verkauf komplexe Projekte, Dienstleistungen oder Serviceprozesse gesteuert werden sollen.

Ja. Business Central arbeitet nahtlos mit Office 365, CRM, Outlook und Teams zusammen.

Die technischen Voraussetzungen für die Nutzung von Microsoft Dynamics 365 Business Central und den SONAPRO-Lösungen sind bewusst gering gehalten. In der Regel benötigen Sie lediglich ein internetfähiges Endgerät und eine stabile Internetverbindung.

Für die meisten kleinen und mittelständischen Unternehmen empfehlen wir die Cloud-Version von Business Central. Dabei läuft das ERP-System vollständig über den Webbrowser, sodass keine aufwendige Installation, eigene Server oder eine umfangreiche IT-Infrastruktur erforderlich sind.

• Voraussetzungen für die Cloud-Nutzung (empfohlen)
• Stabile Internetverbindung
• Moderner Webbrowser wie Microsoft Edge, Google Chrome, Firefox oder Safari
• Windows, macOS oder Linux
• Optional: Nutzung über Smartphone oder Tablet mit der Business-Central-App

Vorteile der Cloud-Lösung:

• Keine lokale Installation notwendig
• Keine eigenen Server erforderlich
• Automatische Updates durch Microsoft
• Ortsunabhängiger Zugriff auf ERP-, Projekt- und Unternehmensdaten
• Geringer Wartungsaufwand für die interne IT
• Voraussetzungen für eine On-Premises-Installation

Falls Sie Business Central auf Ihrer eigenen Infrastruktur betreiben möchten, benötigen Sie unter anderem:

• Windows Server
• Microsoft SQL Server
• Ausreichende Server-Ressourcen abhängig von Nutzerzahl und Datenvolumen
• Backup- und Sicherheitskonzepte
• Interne oder externe IT-Betreuung für Wartung und Betrieb
• Unsere Empfehlung für KMU

Für die meisten mittelständischen Unternehmen ist die Cloud-ERP-Lösung auf Basis von Microsoft Dynamics 365 Business Central die wirtschaftlichste und zukunftssicherste Wahl. Die technischen Anforderungen sind minimal, die Einführung erfolgt schnell und Ihre Mitarbeitenden können ohne komplexe Installationen direkt auf das System zugreifen.

Gerne prüfen wir im Rahmen eines unverbindlichen Beratungsgesprächs, welche Bereitstellungsform am besten zu Ihrer bestehenden IT-Landschaft und Ihren Anforderungen passt.

Ja, der Zugriff ist standortunabhängig möglich. Nutzer können sicher über das Internet auf alle relevanten Funktionen und Daten zugreifen.

• Im Büro
• Im Homeoffice
• Beim Kunden
• Auf der Baustelle
• Im Zug/Flugzeug (wenn Internet verfügbar)
• Im Urlaub (für dringende Fälle)
• Ideal für:
• Teams mit mehreren Standorten
• Außendienst-Mitarbeiter
• Baustellen-Personal
• Homeoffice-Arbeitsplätze
• Geschäftsführung unterwegs

Ja, SONAPRO ist browserbasiert und somit vollständig plattformunabhängig. Da unsere Softwarelösungen nahtlos auf Microsoft Dynamics 365 Business Central aufbauen, können Sie smartPROJECT direkt im Webbrowser (z. B. Safari, Google Chrome, Mozilla Firefox oder Microsoft Edge) bedienen. Damit läuft die Anwendung uneingeschränkt auf macOS (Mac), Windows, Linux sowie auf mobilen Endgeräten (Tablets und Smartphones) – ganz ohne lokale Installation.

SONAPRO und Microsoft Dynamics 365 Business Central unterstützen eine DSGVO-konforme Verarbeitung personenbezogener Daten und bieten hierfür umfangreiche Sicherheits- und Datenschutzfunktionen.

Bei der Cloud-Nutzung werden Daten in der sicheren Microsoft-Azure-Infrastruktur innerhalb Europas verarbeitet und gespeichert. Gleichzeitig sorgen rollenbasierte Berechtigungskonzepte dafür, dass Mitarbeitende nur auf die Informationen zugreifen können, die sie für ihre Arbeit tatsächlich benötigen.

• Maßnahmen für Datenschutz und Sicherheit
• DSGVO-konforme Verarbeitung personenbezogener Daten
• Hosting in europäischen Rechenzentren von Microsoft Azure
• SSL/TLS-Verschlüsselung bei der Datenübertragung
• Verschlüsselung gespeicherter Daten nach aktuellen Sicherheitsstandards
• Rollenbasierte Zugriffsrechte und individuelle Berechtigungskonzepte
• Protokollierung von Datenänderungen und Benutzeraktivitäten
• Regelmäßige Sicherheitsupdates durch Microsoft
• Tägliche Backups und Wiederherstellungsmöglichkeiten
• Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO
• Transparenz und Nachvollziehbarkeit

Business Central bietet umfangreiche Audit- und Protokollierungsfunktionen. Änderungen an Daten können nachvollzogen und Zugriffe dokumentiert werden. Dadurch wird die Einhaltung interner Compliance- und Datenschutzanforderungen unterstützt.

Erfüllt SONAPRO auch die GoBD?

Ja. Neben den Anforderungen der DSGVO unterstützt SONAPRO auch die Einhaltung der GoBD. Dazu gehören unter anderem:

• Revisionssichere Archivierung
• Nachvollziehbarkeit von Geschäftsvorfällen
• Dokumentation von Änderungen
• Vollständigkeit und Integrität der Daten
• Unveränderbarkeit relevanter Buchungsinformationen

Damit erhalten Unternehmen eine sichere und zukunftsfähige ERP-Lösung, die sowohl hohe Datenschutzanforderungen als auch die gesetzlichen Anforderungen an die digitale Unternehmensführung erfüllt.

Bei Cloud-Installationen erfolgt die Speicherung innerhalb der Microsoft-Umgebung, auf Wunsch auf deutschen Servern. Bei On-Premise-Installationen werden die Daten auf Ihrer eigenen Infrastruktur gespeichert. In beiden Fällen bleiben die Zeitdaten vollständig in Ihr Business-Central-System integriert und unter Ihrer Kontrolle.